Multitasken maakt je dom – of hoe je wél meer gedaan krijgt op minder tijd

Multitasking

Ben jij iemand die graag meerdere projecten tegelijk aanpakt? Staat jouw agenda of to do-lijst vol met 20 verschillende puntjes per dag? Denk je dat je daardoor veel gedaan krijgt?

Wel, het spijt me om het je te moeten melden, maar hoewel het lijkt alsof je productief bent, in werkelijkheid ben je dat absoluut NIET.

Door te multitasken ben je minder productief. En wat je dan wel gedaan krijgt is meestal nog eens van mindere kwaliteit.

Met andere woorden: multitasken, je verliest er niet alleen tijd mee, maar het maakt je ook nog eens dom!

Ons menselijk brein en multitasken

Ik weet niet hoe het bij jou zit, maar als bij mij thuis de TV op staat dan is het voor mij onmogelijk om met mijn vriendin een gesprek te voeren.

Zelfs al sta ik met mijn rug naar de TV, zelfs al doe ik mijn best om te focussen op wat Elke zegt, zelfs al is het nog zo belangrijk en interessant… ik kan mij niet focussen op wat ze zegt.

Langs de ene kant is er op de TV meestal wat meer actie en sensatie dan in een gewoon gesprek. Maar zelfs al zou er voetbal op staan (wat mij absoluut niet interesseert), dan nog heb ik het moeilijk.

Waarom is dat?

jesse-orrico-60373.jpg

Ons menselijk brein is niet gemaakt om te focussen op meer dan 1 ding tegelijk.

Vergelijk het met een computer: die lijkt veel tegelijk te kunnen, maar eigenlijk doet die gewoon de ene taak na de andere. Je kan bijvoorbeeld aan je computer vragen om 20 programma’s tegelijk te openen, maar in werkelijkheid zal je computer gewoon de programma’s na elkaar openen. Van zodra hij klaar is met 1 taak gaat hij naar de volgende.

En misschien denk je nu wel:

“Jamaar, ik ben een vrouw en vrouwen kunnen wel multistasken, toch?”, “Jamaar, ik kan dat wel” of “Jamaar ik ben écht productiever als ik multitask”.

Die kans is eerlijk gezegd nogal klein.

De Mythe van Multitasken

Uit onderzoek blijkt dat slechts 2% van de bevolking écht goed is in multitasking. De kans dat jij ook écht goed bent in multitasken is… wel ja, slechts 2%.

De kans dat je niet goed bent in multitasken is veel groter. Dus als jij denkt deel uit te maken van die 2% en productiever, efficiënter of beter presteert als je multitaskt… Dan raad ik je aan om toch even goed te gaan analyseren of dat in werkelijkheid ook echt zo is.

Want het blijkt zelfs dat mensen die denken dat ze goed zijn in multitasken en het vaak doen meestal zelfs slechtere multitaskers zijn dan zij die denken er slecht in te zijn en het niet vaak doen.

Dat doet je misschien toch even twijfelen, niet?

Hoe multitask jij?

Dat brengt ons bij: wat is multitasken eigenlijk?

Want misschien dénk je dat je niet aan het multitasken bent, maar doe je het onbewust wel.

Er zijn 3 soorten van multitasken:

  1. Je doet 2 (of meer) taken tegelijk: bijvoorbeeld telefoneren en autorijden, vergaderen en e-mails lezen of TV kijken en twitteren.
  2. Je switcht van de ene taak naar de andere, zonder dat de ene af is: bijvoorbeeld wanneer er een dringende e-mail binnenkomt, je telefoon krijgt terwijl je een blogpost aan het schrijven bent, of je 20 verschillende browservensters hebt open staan met dingen die je nog moet doen of lezen.
  3. Je doet 2 verschillende taken snel achter elkaar: bijvoorbeeld een blogpost schrijven en meteen een Skype call doen. Of van de ene meeting naar de andere lopen.

Zoals je ziet gaat het dus niet enkel over de eerste vorm waarbij je letterlijk 2 taken tegelijk aan het doen bent. Er zijn ook wat “subtielere” vormen van multitasken.

Als je multitaskt komt het er op neer dat je op een korte tijdspanne van de ene taak naar de andere switcht, en je brein niet de kans geeft om te relaxen of tot rust te komen.

En dus bestaat de kans dat je, ook al doe je het niet bewust, ook multitaskt.

En waarom is dat dan zo erg, multitasken?

In deze tijden worden we verwacht tijdens onze werkuren hyperproductief te zijn.

En of dat nu voor een werkgever of voor jezelf is: je wil zo veel mogelijk halen uit de tijd die je werkt.

Time is money, right?

Maar wat zijn nu echt de gevolgen van multitasken? Welke concrete nadelen heeft het?

1.    Je bent minder productief

Door te multitasken denk je misschien dat je veel gedaan krijgt, maar eigenlijk is het net omgekeerd. Door het continu switchen van taak krijg je eigenlijk minder gedaan.

Multitaskers zouden tot 40% minder productief zijn dan mensen die zich op slechts 1 taak focussen.

2.    Je maakt jezelf moe

Bovendien is multitasken en het continu switchen tussen verschillende taken extra vermoeiend voor je hersenen. Je hersenen moeten harder werken om continu op iets nieuws te focussen en zich aan te passen aan de taak.

Dat zorgt voor meer stress, een vermoeid brein en tragere reactietijd. En door dat gevoel van vermoeidheid denk je veel gedaan te hebben, terwijl je in werkelijkheid gewoon jezelf moe hebt gemaakt.

3.    Je wordt er dommer door

Niet alleen zorgt multitasken voor meer vermoeidheid, je wordt er nog eens echt dommer van. Gelukkig niet permanent. :)

Onderzoekers in Londen ontdekten een daling van de IQ-scores van 15 punten bij mensen die multitasken bij het uitvoeren van cognitieve taken (zoals bijvoorbeeld schrijven). Dat is vergelijkbaar met het gebruik van marihuana of een nachtje doordoen. Met andere woorden: door te multitasken krijg je plots de intelligentie van een 8-jarige.

4.    Je werk wordt er minder goed door

Een lager IQ, een vermoeid en gestresseerd brein - dat kan alleen maar betekenen dat wat je doet ook nog eens van mindere kwaliteit is.

Door te switchen tussen verschillende taken ben je minder gefocust en is er meer ruimte voor fouten. Je vergeet een zin te herlezen, je laat een dt-fout staan, je maakt je zin niet…

5.    Je verliest zicht op het proces

Complexe taken zoals content creëren zijn processen. Je start met een plan en voert dat uit zoals je het uitgedacht hebt.

Als je gaat multitasken en verschillende stappen tegelijk doet verlies je alle overzicht over dat proces, waardoor je misschien belangrijke aspecten over het hoofd ziet, of niet door hebt dat wat je aan het doen bent eigenlijk helemaal niet belangrijk is.

6.    Je maakt minder connecties

Ons brein bestaat uit allemaal cellen die met elkaar verbonden zijn. Die connecties zorgen ervoor dat je dingen kan onthouden, maar ook verbanden kan leggen tussen verschillende dingen die je weet.

Wie multitaskt vergeet gedeeltelijk waar hij mee bezig was en heeft het dus moeilijker met het leggen van links tussen verschillende elementen. Waardoor je dus ook minder kan putten uit wat je weet wanneer je, bijvoorbeeld, content aan het maken bent.

7.    Je publiek heeft minder aandacht

We hebben het tot nu toe over jou… Maar ook je lezers, kijkers en luisteraars zijn waarschijnlijk fervente multitaskers. De kans is groot dat dit niet de enige tab is die openstaa in je browser. Misschien ben je zelfs wel op dit moment 2 dingen tegelijk aan het doen.

Aan jou dus om je content zo goed te maken dat je publiek er met de volle aandacht bij is.

Ok, duidelijk, no more multitasking. Maar wat dan wel?

De oplossing voor multitasken is al een paar keer gevallen: single-tasken.

single-tasken

Bij single-tasken focus je gedurende een bepaalde tijd op slechts 1 ding.

Het klinkt misschien simpel, maar zo eenvoudig is het helaas niet.

Dus, hoe begin je met singletasken?

1.    Plan

Iets doen start met weten wat je moet doen. Zorg daarom dat je goed voorbereid aan de slag gaat. Maak bijvoorbeeld op vrijdag- (of zondag-) namiddag je planning voor de week erna op. Herbekijk je planning van de volgende dag bij het afsluiten van je werkdag, en pas aan waar nodig.

Enkele tips:

  • Omschrijf elke taak zo concreet mogelijk. Knip hem op in zo veel subtaken als nodig. Hoe concreter hoe beter.
  • Verzamel op voorhand alle informatie die je nodig hebt om elke taak uit te voeren. Zo hoef je niet op zoek te gaan en kan je er meteen invliegen.
  • Noteer bij elke taak wanneer je die gaat uitvoeren en hoe lang dit zal duren. Dat helpt je plannen, maar helpt je ook om te focussen op wat belangrijk is.
  • Voer de taak uit op het afgesproken uur en binnen de vooropgestelde timing. Heb je meer tijd nodig? Werk dan de taak af en pas daarna je planning aan.

2.    Batch

Verzamel gelijkaardige taken en bundel ze om samen uit te voeren op een specifiek moment. Zo vermijd je het continu switchen tussen taken en raakt je brein minder vermoeid.

Anouck schreef een blogpost over Batch Days en de voordelen ervan, dus daar gaan we nu niet in detail op in. Lees de volledige blogpost: Waarom je dringend batch days moet inplannen in je agenda.

3.    Ochtend- of avondmens

Biologisch is de ochtend voor de gemiddelde mens de meest productieve periode van de dag. Door het ritme van ons lichaam zijn we het meest alert (en dus productief) tussen 7u en 11u ’s morgens. Het ideale moment dus om de moeilijkste taak van de dag te doen (of zoals ze in het Engels zeggen: "eating the frog").

Maar wie is er nu een gemiddelde mens?! Misschien ben jij absoluut geen ochtendmens en zijn jouw productiefste uren tussen middernacht en 4u ‘s morgens? Ken jezelf en ga op zoek naar de uren waarin jij het meest productief bent.

Tip: Experimenteer hiermee en probeer je schema hieraan aan te passen.

4.    Vermijd alle afleiding

Elke afleiding zorgt ervoor dat je brein zich opnieuw moet inwerken in wat je aan het doen was. Probeer die dus zo veel mogelijk te beperken.

  • Zet je GSM op stil (of zelfs uit)
  • Sluit je e-mailinbox en socialmediawebsites
  • Laat de mensen rondom je weten dat je gefocust wil werken en niet gestoord wil worden
  • Doe de deur toe
  • Zeg neen

Tip: Niets is zo dringend als het lijkt. Standaard staat mijn GSM op stil en krijg ik enkel meldingen van mijn vriendin.

5.    Ontspan

Work hard, play hard. Zowel ons brein als ons lichaam hebben afwisseling nodig. Sommigen zweren bij de Pomodorotechniek waarbij je in blokjes van 25 minuten werkt, gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Anderen werken liever in blokken van 1 of zelfs 2 uur.

Wat ook jouw voorkeur is: na verloop van tijd moet je even iets anders doen en zowel de fysieke als de mentale benen strekken. Probeer dan ook echt te ontspannen en niet in je Facebook newsfeed of je mailbox te duiken.

Tip: Wandelen, mediteren, yoga of zelfs gewoon even met de ogen toe op de grond liggen werkt perfect.

6.    Creëer de ideale werksituatie

Zit je aan je keukentafel, tja… dan gaat die afwas je afleiden. Zit je in een co-working space of zelfs koffiebar met rustig geroezemoes aan een tafel waar nog anderen zitten te werken? Dan ga jij ook productiever zijn.

De juiste omgeving en sfeer zorgt dat jij ook in je flow kan komen en op je productiefst kan werken.

Tip: Probeer eens de site Coffitivity om de koffiebargeluiden naar jouw thuis te brengen.

Aan de slag

Wil je graag 2 ultieme singletask-dagen? Om al je content voor dit najaar te maken, zodat je je daar geen zorgen meer om hoeft te maken? Of dat nu blogposts, e-mails, social media updates of zelfs video’s zijn?

Schrijf je dan in voor Summer of Content op 23 en 24 januari

We zorgen ervoor dat je voorbereid naar de 2-daagse Content Retreat komt, dat de omgeving ideaal is voor de ultieme productiviteit, zodat jij de rest van het jaar geen zorgen meer hoeft te maken over content en dus kan focussen op wat je écht graag doet.

P.S. Ontdek hier de content toolkit met nog een hoop andere apps en tools die je helpen om efficiënter content te creëren en verspreiden