Waarom je dringend batch days moet inplannen in je agenda

Er zijn zo van die taken die je als (solo-) ondernemer of freelancer zoveel keer moet herhalen, dat ze na een tijdje een echte sleur worden. 

Neem nu bijvoorbeeld blogposts schrijven. Een pijnpunt voor heel wat ondernemers want - ook al zien ze er maar al te goed de waarde van in - het vraagt elke keer opnieuw tijd, energie en een strak plan.

En dus houden maar weinigen het bloggen vol. Herken je jezelf in volgend scenario?

  • De avond voor je je blogpost wil publiceren zit je voor je computer. Inspiratie: nul. Blogger’s block. Toch nog maar wat administratie in orde brengen, de inspiratie komt misschien nog. Misschien nog even Facebook openzetten. Een aflevering van Orange is The New Black meepikken op Netflix. Voor je het weet, is het na middernacht en lig je op niet erg flatterende wijze met je hoofd op je toetsenbord op het moment dat je wakker schrikt en besluit om dan toch maar in bed verder te slapen.
  • Flash forward. Het is al we-ken geleden dat je nog eens een blogpost de wereld in stuurde. Oops. Tot zover je voornemen om regelmatig te bloggen. En je hebt nog steeds geen idee voor een nieuwe topic. En dus stel je het bloggen nog maar een weekje uit, want het is nu al zo lang geleden dat een extra weekje vast niet veel uitmaakt. (Hint: dat denk je volgende week ook, en de week daarna opnieuw. En de week daarna... - je snapt waar ik naar toe wil).
  • Nog maar een paar weken voor de lancering van je nieuwe product/dienst/cursus/… Je hebt ondertussen al twee maanden niet meer geblogd. En nu rest je amper tijd om mensen warm te maken voor je lancering via je blog. Alles moet nu aan een razend tempo erdoor gedraaid worden, en je begeeft je onvermijdelijk op het terrein van de onverkwikkelijke pushy sales. Bah!

De sleutel tot succesvol bloggen en je verkoop boosten met content marketing is consistentie. Het recept is eenvoudig: content van topniveau, gepubliceerd op regelmatige basis. 

En toch is het zo verdomd moeilijk uit te voeren! 

Hoe je dat consistent bloggen voor elkaar krijgt? Mijn nummer één productivity hack voor content creatie in het algemeen en bloggen in het bijzonder kan je alvast een flink eind op weg helpen: batch days. 

Wat zijn batch days?

Batch days zijn dagen die je 100% wijdt aan één bepaalde taak. Dat kan bloggen zijn, maar je kunt het principe ook toepassen op je administratie, het updaten van je website of het schrijven van offertes. 

Het idee is dat je alle mogelijke afleidingen uitschakelt en je volledig kan focussen op het uitvoeren van die ene taak. En daar dan ook zo veel mogelijk van gedaan krijgt op één dag. 

Binnen die ene taak - bijvoorbeeld bloggen - is het ook nog eens nuttig om de taken op te delen over verschillende blokken doorheen de dag. 

 Batch days, dat zijn dagen van hyperfocus op één taak in je business.

Batch days, dat zijn dagen van hyperfocus op één taak in je business.

Wat is het nut van zo’n batch days?

1. Je krijgt gewoon be-lachelijk veel gedaan

Je hoeft geen neurowetenschapper te zijn om in te zien dat we kostbaar werkgeheugen in ons brein verspillen door de godganse dag door van de ene taak naar de andere te hoppen. En dus verliezen we dagelijks ongelofelijk veel tijd door onnoemelijk veel keren af te wisselen tussen heel erg verschillende taken. Taken die vaak van ons brein heel verschillende dingen verwachten: iets creatief, iets praktisch, iets intellectueel. Ocharme dat koppeke.

Telkens wisselen tussen die verschillende contexten maakt het onmogelijk om het onderste uit de kan te halen en écht productief te zijn. Je één of meerdere dagen volledig wijden aan één en dezelfde taak brengt een enorme winst op in tijd en energie. Focus is het magische woord hier!

Je bespaart tonnen tijd en creëert daardoor ook meer tijd en ruimte voor andere, belangrijke taken. 

2. Je gaat veel strategischer te werk

Als je telkens achter je marketing aanholt, dan herken je je vast in het volgende scenario.

Je hebt de gewoonte om elke dinsdagavond een nieuwsbrief uit te sturen naar je lijst. Elke dinsdagnamiddag is het dan ook alle hens aan dek om die mail tijdig klaar te krijgen. Help, een onderwerp! Dat wordt er eentje at random. Je flanst zo goed en zo kwaad je kan een tekst ineen. Snel nog een leuke foto zoeken en hop, we zijn er weer vanaf voor deze week.

Herkenbaar? Wellicht. Suboptimaal? Helemaal. Op die manier maak je het jezelf nu eenmaal heel moeilijk om gericht ergens naar toe te werken en om uit die lijst de waarde te halen die er in zit. 

Batchen impliceert dat je een strategisch plan uitwerkt en dat  doelbewust inplant. 

3. Je bespaart jezelf heel wat stress

Zolang je een belangrijke taak niet vervuld hebt, blijft dat als een zeurend, knagend gevoel in je hoofd hangen. Het neemt bandbreedte op. Taken die constant op onze to-do lijst blijven staan geven ons stress. 

Plan regelmatig een batch day in en je weet dat je je werk gedaan krijgt. Stress, be gone!

 Batchen verplicht je om op voorhand strategisch na te denken over je content. Wat ga je precies promoten? En hoe? Welke timing kies je? 

Batchen verplicht je om op voorhand strategisch na te denken over je content. Wat ga je precies promoten? En hoe? Welke timing kies je? 

 

Vijf top tips om het meeste te halen uit een batch day

1. Blokkeer batch day in je agenda

Moeilijk, maar noodzakelijk. Wees streng voor jezelf! Geen andere afspraken, geen telefoontjes, geen mails, niks. Anders riskeer je binnen de kortste keren je energie te verspillen aan andere dingen. Iedere afleiding zorgt ervoor dat je uit je flow gehaald wordt. Als het even kan schakel je voor het schrijven van je blogposts zelf ook internet en je telefoon uit. Wedden dat je creativiteit en productiviteit pieken?

Als je het moeilijk hebt om je te concentreren, gebruik dan een app zoals Pomodoro of Forest om bij de les te blijven. Of voor de echte toegewijde bloggers: gebruik Freedom!

2. Verschijn voorbereid aan de meet

Batch days zijn maar productief als je op voorhand een battle plan hebt voorbereid. Als je bij de start van je dag nog moet beginnen nadenken wat je wil doen, dan verlies je kostbare tijd én dan ben je wellicht ook niet zo strategisch of doelgericht bezig. Bepaal op voorhand wat je precies wil bereiken en hoe je output eruit moet zien om aan je business doelen bij te dragen. 

In een ideale wereld heb je vooraf een content strategie bepaald. Deed je dat nog niet, denk dan op z’n minst op voorhand over de volgende vragen na en plan je posts in in functie van de antwoorden:

  • Wat verkoop of promoot ik?
  • Wat kunnen (potentiële) klanten van mij leren?
  • Waar staat mijn brand voor?

3. Ontwikkel een systeem

Als ik aan een blog batch day begin, dan weet ik niet alleen welke taak ik precies wil uitvoeren (bv. uitschrijven van posts), ik heb ook een concreet plan van aanpak. Ik weet precies hoeveel en welke posts ik wil gaan uitschrijven. Zo haal ik het meeste uit de dag en weet ik aan het einde van de dag ook of mijn batch day een succes geweest is. 

Zorg dat je exact weet welke stappen je allemaal moet doorlopen en giet ze in een overzicht of checklist. Dat maakt het makkelijker om het proces in afzonderlijke taken op te splitsen. Je gaat ook efficiënter te werk als je er een routine in steekt. 

4. Kies je moment strategisch

Plan je batch day in functie van je eigen energie en flow. Als je ’s morgens een creatieve piek hebt, maak daar dan gebruik van om te schrijven. In de namiddag typisch een dipje? Dan is het moment misschien aangebroken om wat goede foto’s te verzamelen of om kortere social media posts klaar te zetten. 

5. Werk aan je schrijfproces

Het grootste deel van je tijd gaat naar het schrijven van je content zelf, dus is het van het grootste belang dat je uitdoktert hoe je die tijd optimaal kunt benutten. 

Opnieuw geldt: hoe meer routine je hier in kan brengen, hoe beter.

Om je een idee te geven: ik begin altijd met research en een braindump  van alle ideeën die ik rond een bepaalde topic heb. Daarna probeer ik mijn gedachten wat te ordenen en kies ik één basis idee. Dat wordt het uitgangspunt van de hele post en daarrond ga ik ook mijn titel schrijven. 

Daarna maak ik een ruw schema van mijn post. Hier zijn een paar ideeën om dat schema vorm te geven:

  • Wat is het doel van je post?
  • Wat is de ene boodschap die je wil overbrengen met je post?
  • Wat zijn de belangrijkste details (wat, waar, waarom, wanneer, hoe?)
  • Wat wil je dat je lezers doen nadat ze je post gelezen hebben? 

Overweeg ook om eindredactie op een afzonderlijk moment in te plannen. Liefst als er wat tijd over gegaan is en je er met een frisse blik op kunt terugkomen. 

 Batchen kan met blogposts schrijven, maar kan ook perfect met foto's en video's maken. 

Batchen kan met blogposts schrijven, maar kan ook perfect met foto's en video's maken. 

Wat kan je nog allemaal batchen?

  • Bloggen (research, schrijven, linken tussen posts, content upgrades creëren, nieuwe topics brainstormen, categorieën en tags toevoegen, pitches schrijven voor guest posts, SEO keywords onderzoek, outlines van toekomstige posts klaarzetten,…)
  • Sociale media (Instagram, Facebook, Twitter, Pinterest, Google+, LinkedIn, BlogLovin,…)
  • Website updates (nieuwe productpagina’s aanmaken, bestaande productpagina’s updaten, nieuwe opt-ins creëren, FAQ pagina maken, about me pagina updaten, lay-out aanpassen,…)
  • Podcasts (research, scripts schrijven, interviews inplannen, montage,…)
  • Goede foto’s maken/zoeken (voor blog, sociale media, website,…)
  • Video’s opnemen (plannen, scripts schrijven, opnemen, montage,…)

Batchen 2.0

En? Al zin gekregen om ook hyper-efficiënt met batch days aan de slag te gaan? Heb jij tips om op een productieve manier content te produceren? Laat een reactie achter in de comments!

 

P.S. Voor alle (creatieve) ondernemers, freelancers, coaches en consultants die hun content marketing graag naar een hoger niveau tillen, creëerden we met Summer of Content een concept dat batchen combineert met coaching door content experten, strategisch plannen, accountability, en tal van andere productivity hacks.

P.P.S. Gebruik onze blog batching checklist om nog efficiënter content te creëren op je batching dag!

 

 

 

Anouck Meier

volzin, 126 Brugseweg, Ieper, Vlaanderen, 8900