Alles wat je moet weten over themadagen (ofwel: de productiviteits-hack die mijn leven veranderde)

themadagen-1.jpg

Yep, ik geef het toe. Ik ben een regelrechte productiviteitsgeek. Al zolang als ik mijn werknemersstatuut inruilde voor het ondernemersbestaan, rijg ik de experimenten op het vlak van focus, persoonlijke ontwikkeling en productiviteit aaneen. Met mezelf in de glanzende hoofdrol van proefkonijn. Ondertussen ben ik er rotsvast van overtuigd dat er niet één methode is die voor iedereen werkt. Het is een kwestie van voor jezelf uit te zoeken welke technieken en methodes het productiviteitsbeest in jou losmaken. Maar als je me vraagt wat de ingreep was die op mijn professionele leven de grootste impact heeft gehad? Dan antwoord ik zonder twijfel: themadagen.

Tijdsblokken

Het moet zo'n jaar geleden zijn dat ik begon te experimenteren met technieken als calendar blocking (in het Nederlands: je tijd indelen in blokken) en batching. Het idee erachter is eenvoudig: cluster gelijkaardige taken samen in blokken van een paar uur. Dat zorgt ervoor dat je niet de hele tijd van context moet switchen en dat je met een verhoogde focus en efficiëntie te werk kan gaan. 

(Over de heilzame effecten van batching op mijn bestaan als freelancer kon je in deze blogpost al lezen (samen met een hoop concrete tips om er zelf mee aan de slag te gaan)).

Focus, Meier, focus!

Die verhoogde focus is iets waar ik quasi non-stop naar op zoek ben. Kijk, ik ben een ondernemer wiens honger niet gestild raakt met één soort activiteit. Veel verschillende projecten, werk in uiteenlopende sectoren, samenwerkingen met partners die uit een andere context komen: it's what makes me tick. Copywriting, coaching, retreats organiseren, bloggen, een podcast maken,... Ik wil het allemaal! Die variatie voedt mijn innerlijke creatieve generalist/multipotentialite. Ik word gelukkig van zo'n rijk gevuld bestaan.  

Maar er is ook een keerzijde van de medaille. Al die verschillende petjes dragen vraagt van mij een retestrakke organisatie. Het overzicht bewaren over al die verschillende projecten (met bijhorende deadlines en deliverables) lijkt bij momenten een job op zich. En als ik de teugels even laat vieren dan kan alles in een mum van tijd in de soep draaien. 

Not Getting (Any)Thing(s) Done

Ik geef grif toe dat ik - precies door zoveel te willen doen - in het verleden vaak worstelde met periodes van Complete Overwhelm. Het type angstaanjagende verlamming dat mij aan mijn toetsenbord nagelt. Een hardnekkige knoop in mijn maag telkens ik Asana open en met lede ogen aanzie dat het lijstje met taken dat al vervallen is, is aangedikt tot 56. Die ontplofte mailbox vol mails en herinneringsmails aan die eerdere onbeantwoorde mails. Boze mensen die zich afvragen waar het antwoord op hun vraag blijft. De hel. 

En als ik heel eerlijk ben: af en toe overkomt het me nog wel eens. Maar dat is dan vooral als ik me niet aan mijn zelf-opgelegde regels heb gehouden. En als ik mijn themadagen uit het oog verloren ben.

themadagen-3.jpg

Van tijdsblokken naar themadagen

Het principe van calendar blocking had me al een eind op weg geholpen in mijn queeste naar professionele focus, maar het was nog niet genoeg. Ja, ik zou mijn vrijdagnamiddagen enkel nog wijden aan administratie en ik zou opdrachten voor klanten in blokken van een paar uur in mijn agenda zetten, maar om een of andere reden werkte het nog niet zoals ik het wilde. Ik vond dat het vooral veel extra puzzelwerk opleverde van mijnentwege en daar zat ik nu niet bepaald op te wachten. 

Er was nog iets drastischer nodig om de boel te doen draaien zoals ik het wilde.

Enter: themadagen. Ik geloof dat ik er voor het eerst over hoorde bij Amerikaans mediafenomeen en coach Michael Hyatt. Hij had het in geuren en kleuren over zijn 'ideale week' op de podcast van Amy Porterfield, nog zo'n coryfee uit de online marketing wereld. Ik zat in mijn auto toen ik hem iets hoorde zeggen wat echt 'aankwam'. Hij had het over de fundamentele keuze die je kan maken in je leven: ofwel laat je alles maar op je afkomen en reageer je continu op wat anderen van je vragen en verlangen. Ofwel ga je proactief te werk, bepaal je zelf heel duidelijk je intenties en werk je volgens een plan.

Auch. Het was me pijnlijk duidelijk dat ik vooral reactief te werk ging en dus constant het lijdend voorwerp was van wat anderen met mij van plan waren. Een mailtje van een klant? Hop, we springen erop. Deadline verschoven? Geen probleem, ik pas me wel aan. Of ik die opdracht er nog even tussen kon nemen? Sure thing. Hoe minder streng ik mijn eigen tijd bewaakte, hoe slechter ik eraan toe was. Nefast voor de planning (die uiteindelijk nergens voor staat, als je je er niet aan houdt) én voor de feestvreugde. 

Voldoende frustratie in ieder geval om een drastisch experiment in te lassen. En dat werden dus die fameuze themadagen. 

themadagen2.jpg

 

Wat zijn themadagen?

Het woord zegt het zelf: themadagen zijn dagen die je (quasi) uitsluitend in teken stelt van één bepaald thema of taak. Bijvoorbeeld een dag waarop je alleen maar schrijft. Een dag die je voorbehoudt voor telefoons en meetings. Een dag waarop je volledig toegewijd je huishouden runt (nope, zo eentje zit er bij mij niet tussen, ha!). 

Je drijft als het ware het principe van de tijdsblokken en batching tot het uiterste door in plaats van een paar uren één en dezelfde taak uit te voeren, gewoon meteen een hele dag daarvoor te reserveren.

 

Waarom werkt het? 

  • Alle voordelen van verhoogde focus en efficiëntie van batchen krijg je bij themadagen ook, alleen in nog grotere mate. Doordat je niet de hele tijd moet wisselen van context, geraak je makkelijker 'in the zone' en blijf je daar ook makkelijker in. Vergeet dat maar als je je door de minste 'ping' van je e-mailprogramma laat afleiden. 
     
  • Doordat je je een langere periode focust op één en dezelfde taak, 'oefen' je die bepaalde vaardigheid in. Je wordt dus sneller beter in wat je doet. Als je iedere week geconcentreerd aan je blogposts kan schrijven, word je sneller een betere schrijver dan als je dat telkens ergens 'tussen de soep en de patatten' moet doen. 
     
  • En er is nog een extra voordeel. Als je op voorhand beslist om op een bepaalde dag alleen maar één bepaald type taak te doen, dan neem je ook heel wat beslissingsstress weg. Wat moet ik doen? Wat moet er eerst gebeuren? Dat soort vragen behoort met themadagen tot het verleden. Als ik op maandag wakker word, dan weet ik al dat ik me die dag over niks anders zorgen hoef te maken dan over werk voor klanten. Weg beslissingsstress. Weg tijdverlies. Het is zo klaar als een klontje. 

 

Hoe ziet mijn ideale week er uit? 

Ziehier, het schema van mijn ideale week:

 Ik ga hierbij definitief de geschiedenisboeken in als een ubernerd,  aaaaaaaaaaaaaah!

Ik ga hierbij definitief de geschiedenisboeken in als een ubernerd, aaaaaaaaaaaaaah!

 

Dit is hoe ik mijn themadagen ingedeeld heb:

 

  • Client Monday 

Alles wat rechtstreeks met werk voor klanten te maken heeft: opdrachten uitvoeren, teksten voor klanten schrijven, coaching en workshops geven, consultancy opdrachten, research voor opdrachten,...

  • Delivery Tuesday 

Taken afwerken voor klanten, werk doorsturen, copy presenteren aan klanten,... Alles wat te maken heeft met opdrachten de deur uit krijgen.

  • Freedom Wednesday 

Werken ààn mijn zaak in plaats van in mijn zaak. Kan dus van alles zijn: van bezig zijn met de cijfers of business strategie tot meetings met de boekhouder, overleggen met mijn team, processen optimaliseren en automatiseren,... Gebruik ik soms ook om cursussen te volgen/te implementeren.

Freedom op woensdagnamiddag mag je gerust letterlijk nemen: een namiddagje vrij met de kindjes. 

  • Marketing Thursday

Marketing strategie en campagnes uitwerken, SmarterQueue vullen met social messages, werken aan funnels, ads, strategie voor e-mail sequences uitwerken, content kalender samenstellen,...

  • Content Friday

De leukste (werk)dag van de week: een hele dag niets anders doen dan content creëren. Voor mezelf dan. Dat kan zijn: blogposts, podcasts, e-mails voor mijn nieuwsbrief,... als het maar content is. 

  • Sanity Saturday & Sunday

Het weekend is er in eerste plaats om te relaxen. Het staat grotendeels in functie van ons gezin en van ontspanning. Meestal schrijf ik hier en daar ook nog een paar uur aan een blogpost en haal ik een paar taken in die tijdens de week blijven liggen zijn. Dat schrijven vind ik ontspannend, die andere zaken zijn nog een werkpuntje ;-)

 

Andere non-negotiables: dinsdag en donderdag onderbreek ik mijn werkdag om een uur te gaan lopen. Elke avond reserveer ik een uur om met mijn kinderen te spelen (Duplo-treinen en Playmobil-kastelen, check). En twee avonden per maand mik ik op een echte date night met de hubster

Op het schema zie je ook dat de structuur van mijn werkdagen min of meer gelijk loopt en dat ik maar twee keer per dag mijn activiteiten onderbreek om e-mail te lezen en te beantwoorden (en als ik kon, was dat nog minder). Elke avond kort overlopen wat de planning voor de volgende dag is, helpt ook om er meteen goed in te kunnen vliegen de dag erna. 

 

 Op dinsdag en donderdag moeten de beentjes gestrekt worden, rain or shine...

Op dinsdag en donderdag moeten de beentjes gestrekt worden, rain or shine...

 

Zelf met themadagen aan de slag?

Dan heb ik een paar tips voor je:

  • Monitor minimaal één volledige week wat je allemaal doet in je business en daarbuiten. Maak een overzicht van alle taken, hoe klein of schijnbaar onbenullig ook. 
     
  • Hou ook in de gaten hoeveel tijd je aan elke taak spendeert. Omdat dat blijkbaar voor veel mensen een moeilijke opgave is, kan je gebruik maken van een app als Rescue Time, die dat voor jou doet. PREPARE. TO. BE. SHOCKED. Dit doet me altijd denken aan mijn voormalige baas uit mijn advocaten-tijdperk, wiens vrouw hem er eens op had gewezen dat hij gewoonlijk vier keer zo lang deed over een bepaalde taak dan hij zelf dacht/voorspelde. 
     
  • Maak ook nota van de taken waar je te weinig of geen tijd aan spendeert, ook al weet je dat  je zaak het eigenlijk nodig heeft (tip: het zijn die typische dingen die je steeds opnieuw op je to-do-lijst zet, maar die nooit of zelden afgevinkt geraken). Voor veel (solo-)ondernemers zijn dit dingen zoals je eigen marketing inplannen, uitschrijven,... (hey - dit is natuurlijk precies hoe Summer of Content ontstaan is).
     
  • Probeer nu alle taken te groeperen in clusters van gelijkaardige taken. Dit worden uiteindelijk je themadagen. Je kunt inspiratie opdoen in mijn categorieën, maar denk bijvoorbeeld ook aan een themadag administratie, een financiële dag, een educatieve dag, enzovoort. 
     
  • Krijg je niet alles in 5, 6 of 7 themadagen gepropt? Dan is de conclusie misschien dat je sowieso teveel hooi op je vork neemt. Onderzoek of je bepaalde processen en handelingen in je business kan automatiseren of tenminste kan optimaliseren. Overweeg eventueel een virtual assistant of iemand anders om bepaalde taken aan te delegeren. 
     
  • Verwacht niet dat je van de ene op de andere dag kan overschakelen naar themadagen. Je hebt wellicht al van alles in je agenda ingeboekt de komende weken en maanden dat niet past in je nieuwe indeling. Dat is geen ramp. Maar probeer wel nieuwe afspraken en taken vanaf nu op de "correcte" dag in te boeken. Na een tijdje begint het vanzelf te lopen en hoef je amper nog na te denken over de vraag "wanneer past het eens om...?".
     
  • Zelfs als je al een tijdje aan de slag bent met themadagen, zijn er soms toch nog onvoorziene omstandigheden die je schema in de war gooien. Ik kreeg recent een aanvraag van een droomklant om een workshop te gaan geven op hun jaarlijks congres in het buitenland. En nee, ik heb dat niet geweigerd omdat dat toevallig doorgaat op vrijdag en niet op maandag. Themadagen zijn een handige tool, maar ze zijn ook geen evangelie. Als je schuift met je dagen, probeer dan wel meteen de volledige dag te schuiven (in dit geval wordt die vrijdag een client day en de maandag een content day).

 

Heb jij themadagen al eens uitgetest? Waarom wel of waarom niet? Hoe was je ervaring? Laat het ons weten in de comments!

Anouck Meier

volzin, 126 Brugseweg, Ieper, Vlaanderen, 8900